Description du poste
A - Tâches principales :
- Assurer le secrétariat de la cellule marchés : courriers, courriels, accueil téléphonique et physique, tenue de l’agenda, saisie et harmonisation des documents, classement et archivage des marchés ;
- Préparer, organiser et assister à des réunions de service ;
- Centraliser l’ensemble des conventions qui relèvent de la cellule marché ;
- Suivi des marchés d’assurances : gestion des sinistres, facturation, ...
EN PHASE PASSATION
- Prendre en charge la gestion administrative et la formalisation des marchés de faible montant ;
- Pour les consultations avec mise en concurrence : générer les courriers d’information aux candidats évincés, le courrier d’attribution à l’issue de la validation du rapport d’analyse des offres et le courrier de notification.
- Clôturer la procédure de consultation :
- Générer le rapport de présentation, publier l’avis d’attribution, les données essentielles du marché, mise à jour de la base de suivi des marchés en cours ;
- Créer le marché dans le logiciel de gestion économique et financière (GEF) ;
- Informer le référent technique, l’économat de la mise à disposition des nouveaux marchés notifiés ;
- Déposer le marché définitif dans la GED du logiciel Marco Web afin que toutes les pièces soient basculées sur le séquestre SI ACHATS du GHT commun à tous les établissements partie.
EN PHASE EXECUTION
- Prendre en charge la gestion administrative des avenants, ordres de service, et certificats administratifs.
B – Tâches spécifiques liées avec le GHT – Hôpitaux de Provence
- Assurer le relais en interne des recensements adressés par le GHT (Départements : Médical,
Hôtelier et Logistique, Numérique et Prestations Intellectuelles, infrastructure (Travaux et Services Techniques) ;
- Suivre les deadlines des réponses aux recensement des besoins dans les délais attendus ;
- Récupérer les pièces de marchés déposées par notre GHT et les transmettre aux personnes concernées ;
- Créer le marché et enregistrer les pièces de marché dans le logiciel de GEF.
C – Marchés passés en Centrale d’Achat par le GHT (UniHa, Resah, Ugap, CAIH)
- Récupérer la convention d’adhésion sur le site de la centrale, la compléter avec les données de l’acheteur puis une fois validée, récupérer les pièces marchées et les transmettre aux personnes concernées ;
- Le cas échéant, créer le marché et enregistrer les pièces de marché dans le logiciel de GEF.
Autres détails
Profil recherché
QUALITE REQUISES
Savoir-faire
- Etablir une communication avec les prescripteurs et les fournisseurs ;
- Sens de la communication (relations fonctionnelles…), diffusion et partage de l’information ;
- Rédiger des documents techniques ;
- Utiliser les outils spécifiques aux achats hospitaliers et au GHT (formation possible);
- Utiliser les outils bureautiques, maitrise du pack office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint et les logiciels métiers ;
- Bonne expression orale et écrite, qualité rédactionnelle ;
- Organisation et gestion du temps de travail précises et rigoureuses ;
- Esprit d’équipe, rigueur, polyvalence ;
Savoir-être
- Rigueur, discrétion, sens de l’organisation ;
- Travail en équipe, capacité d’adaptation ;
- Force de proposition, réactivité.
CONNAISSANCES REQUISES
Niveau de connaissances
Achats : Connaissances opérationnelles
Code de la Commande Publique : Connaissances approfondies
Communication / Relations interpersonnelles : Connaissances opérationnelles
Comptabilité publique : Connaissances opérationnelles
Logiciel Dédié à l’achat public MARCOWEB : Connaissances opérationnelles
Marchés, produits et fournisseurs : Connaissances opérationnelles
Techniques d’achats : Connaissances opérationnelles
Connaissance du milieu hospitalier : Connaissances opérationnelles
Description de l'établissement
L’établissement (EPSM) emploie 650 professionnels et assure l’accueil ainsi que la prise en charge de la population de deux territoires de santé : Marseille (11ème et 12ème arrondissement pour les adultes et 10ème arrondissement pour la pédopsychiatrie) et Aubagne - Allauch - La Ciotat.
La capacité de l’établissement est de 327 lits et places (dont 148 lits installés en hospitalisation à temps complet) dédiés à la prise de charge de patients présentant des troubles psychiques ou des pathologies mentales en hospitalisation à temps plein pour les adultes, sur le site principal de Valvert. Cette offre de soins est complétée pour les enfants, les adultes et les personnes âgées de prises en charge en hôpitaux de jour et en centres médicaux psychologiques répartis dans les 11ème et 12ème arrondissement de Marseille, à Aubagne, Allauch, et La Ciotat.
L’établissement est organisé en 3 pôles d’activités médicales : pôle de psychiatrie générale, pôle de psychiatrie de la personne âgée, pôle de psychiatrie infanto-juvénile.